一、档案管理基本原则
第1条 凡是部门在各类活动中直接形成的具有保存价值的文物、实物、文字、图表和声像载体材料,均属可保管的范围。
第2条 凡属归档范围的材料必须确保完整、系统、准确,纸质档案材料和电子档案材料同步存档,实行集中统一管理,任何人不得将档案材料据为己有或拒绝存档。
第3条 综合管理部负责档案管理工作,认真做好各类档案的收集、整理、归档工作。
二、归档范围
第4条 能反映行政、党支部主要职能活动和基本情况的,对部门工作、学校建设和历史研究具有利用价值的文件、文物、实物材料,如各项工作活动中形成的具有查考利用价值的文件、材料、报表、照片、录像、合同、奖状、奖杯、奖牌、纪念品等不同形式和载体的历史记录均属归档范围。
第5条 具有凭证价值的文件材料以及其他对部门工作具有查考价值的文件材料。
三、归档时间
第6条 所有类型的文件材料,都应以“事由”为单位,在完成工作后三日内将整套资料交由综合管理部归档。
四、归档要求
第7条 应归档的文件材料应为已结束的工作(或项目)的所有文件材料,并做到打印件与底稿,正件与附件,不同形式和载体的文件材料齐全完整。“信息化中心合同项目档案材料提交登记表”(项目采购类)见附件1,按照登记表明细准备材料;其它类档案材料参照该表。
第8条 归档文件材料应保持它们之间的历史联系,按类别、按先后顺序准备成套资料。
第9条 收集文件材料(含电子文档)必须齐全完整,做到分门别类存放。整理档案要按照文件材料形成的自然规律,保持它们之间的联系,区分价值,分类整理,案卷质量符合业务规范要求。归档文件材料的制作和书写要适宜长期保存,禁止使用铅笔和复写纸。
五、档案保管
第10条 部门所有的各类档案材料,由综合管理部集中统一管理,任何个人不得私自保存和任意销毁;综合管理部负责定期检查档案,作好检查记录,发现问题及时采取有效措施,确保档案完整和安全。
第11条 档案保管应采用专用柜架。
第12条 档案管理人员必须妥善保管好已归档和正在办理的文件,严禁遗失、失密和泄密;档案保管人员调动工作时,应在离职前办好交接手续,双方应根据移交目录清点核实,并履行签字手续。
第13条 档案查阅要严格按程序登记,归还时注销;借出档案要从严掌握,定期催还;定期检查档案保管状况,对破损或变质的档案及时修补、复制或做其他技术处理。“信息化中心档案资料外借登记表”见附件2。
六、档案保密
第14条 认真贯彻《保密法》,遵守保密制度,保守档案机密,维护档案秘密的安全。
第15条 档案移交、接收和查(借)阅必须办理登记手续,归还时要清点注销。
第16条 需销毁的档案材料,应造具清册,写出销毁报告,经部门领导班子集体决策、审批后,在指定地点销毁。
第17条 在借阅档案的时候,需爱护档案,不得在文件材料上画圈、勾线和作任何记号,不得涂改拆散、抽页、污染和损坏档案。档案一般只能在指定地点查阅,不得随意带走。
七、档案工作岗位责任
第18条 贯彻执行学校档案工作的规章制度,加强相关人员学习档案法律、法规,提高教职工的档案意识,把档案工作纳入本单位工作的议事日程。
第19条 按归档要求做好平时文件材料的积累、分类、立档工作;认真对待本单位、本部门文件材料的收集、保管、分类和立卷归档工作,确保归档材料完整、清洁、系统。
第20条 加强与学校综合档案馆联系,主动接受学校综合档案馆的业务指导和督促检查,加强档案业务知识的学习,不断提高档案工作水平。
第21条 做好档案保护、保密工作,确保档案材料的完整、安全。
八、附 则
第22条 本办法由信息化中心负责解释,自印发之日起实行。
附件1:信息化中心合同项目档案材料提交登记表
附件2:信息化中心档案资料外借登记表
信息化中心
2020年5月19日