为进一步规范信息化中心耗材(物品)的管理,明确职责、理顺关系,规范物资使用流程,提高使用质效,特制定本办法。
第一章 采购管理
第1条 按照《江苏海洋大学信息化中心采购管理办法(2021年修订)》的相关要求,凡需要自行采购的耗材(物品),需由信息化中心各下属科室(部)负责人提出集中采购申请,均应由相关业务科室(部)填写“信息化中心耗材(物品)采购项目申请表”(见附件1,采用工作流形式提交),由分管副主任和主任审批后,方可采购。一般办公用品原则上由处综合办公室负责,其他物品原则上由使用科室(部)负责采购。凡采购金额总计在3000元以上的物品,应该提交处务会议研究同意后,才能进行采购。
第2条 耗材(物品)采购本着“经济、适用、及时”和“质量第一”的原则,采购前应进行市场调查,货比三家,就地就近采购,做到少花钱,多办事,办好事,尽量节约资金。对符合要求的部门分散采购项目应在省级政府采购网上商城上采购,定点电商平台包括苏宁易购、京东慧采、办公伙伴、一线达通等。一次性采购相同或相似物品金额总计在3000元以上但未达到学校级招标采购标准的,且在网上商城无法采购到的物品,应该在学校招标网上发布采购信息进行询价或招标。
第3条 一切采购活动应遵守国家政策、法令和法规以及学校制度,不得利用工作之便接收馈赠、收受回扣和好处费。
第二章 验收、入库管理
第4条 凡由自行购入的耗材(物品)必须手续清楚,票据齐全。所购物品应要办理验收、入库(办公网部门耗材库)手续,未办理验收、入库手续的耗材(物品)不得投入使用。
第5条 耗材(物品)验收工作本着谁申购谁负责的原则,由部门处务办公会授权组成的验收小组负责验收。验收小组人员应该由信息化中心跨科室人员组成,人数不少于三人且为奇数。
参与验收工作的人员应认真查验耗材(物品)的完好性、型号、数量及使用文档等材料。验收合格后,项目采购负责人应及时填写“信息化中心耗材(物品)验收登记表”(见附件2)并到资产管理员处填写“信息化中心耗材(物品)内部入库登记表”(见附件3)办理相关入库手续。
第三章 账务管理
第6条 所采购的耗材(物品)符合学校固定资产标准的,由项目责任人做好账务处理、入库和备案工作,相关备用品要做好信息登记备案工作。
第四章 保管、领用、盘库管理
第7条 所有采购的耗材(物品)集中存放在指定场所,并指定专人进行统一保管。耗材(物品)领用需到办公网填写领用申请单,经分管副主任审批后由专人发放,领用将自动生成电子台账,各类耗材(物品)应分类每六个月做好一次盘库工作(盘库情况表见附件4),并且每半年应将电子台账及盘库等纸质资料要定期移交处综合办公室。
第8条 未到报废年限但已经不能正常使用的物品(在资产系统有登记)在正式报废前由各科室(部)集中管理,应避免设备缺失。
第五章 附 则
第9条 本管理办法由部门处务办公会负责解释;上述所有工作管理的第一责任人均为所在各科室(部)负责人。
第10条 本办法适用于部门自行采购的耗材、物品;本管理办法自公布之日起执行。
信息化中心
2021年5月19日