为了规范信息化中心采购工作,加强管理,提高效益,促进廉政建设,依据《中华人民共和国招投标法》、教育厅《江苏省高等院校招投标管理办法(试行)》和《江苏海洋大学采购管理办法(试行)》,结合信息化中心实际情况,特制定本办法。
第一章 采购管理
第1条 成立信息化中心采购工作小组,具体负责部门的采购工作,成员由部门领导、特邀监察员及部门内设科(部)负责人组成。
第2条 采购工作小组接受江苏海洋大学采购工作领导小组的领导,接受学校招投标工作办公室的业务指导,接受院纪委、监察、审计和财务等相关部门的监督。
第3条 设立采购管理人和项目管理人,具体负责采购管理工作和项目管理工作。
第二章 工作职责
第4条 采购工作小组职责
对信息化中心采购工作实行宏观管理,根据部门发展规划和资金落实情况,研究、审查、批准各类年度采购计划方案;督察并指导采购管理人和项目管理人履行工作职责,制定信息化中心采购工作的有关规章制度,根据《信息化中心内部采购评委和评委库管理暂行办法(试行)确定项目评委人选并负责告知工作,处理采购工作中出现的有关问题。
第5条 采购管理人职责
1.起草、发布采购公告或信息。
2.接受投标报名,接受投标人在规定时间内送达的标书,并完成投标资格初步审查。
3.负责项目成套资料的备案与归档。
4.负责采购会务工作,包括会场准备、评委通知、相关材料准备以及会议记录等。
5.信息化中心综合管理部行使采购管理人职责。
第6条 项目管理人职责
1.负责采购前期的准备工作,包括采购项目申报、采购申请、采购方案设计、样品选择、撰写考察报告。
2.起草投标人资格条件及采购文件。
3.协同采购工作小组进行采购释疑。
4.参与评标。
5.依据采购意见,负责合同起草和送审。
6.具体负责项目的管理与实施。
7.负责项目成套资料的整理。
第三章 采购范围
第7条 采购预算在50000元(不包括50000元,下同)以下5000元(包括5000元,下同)以上,属于信息化中心负责采购的教学与科研设备、部门主体核心设备的维修与改造、部门设备与办公用房装修装饰等工程。
第8条 采购预算在50000元以下5000元以上需要采购的设备主材。
第9条 年耗量采购预算在50000元以下5000元以上的同类低值耗材采购项目。
第10条 单项采购预算虽不超过5000元,但近期内有2个或2个以上同类项目采购预算达到5000元。
第11条 采购预算在100000元(不包括100000元)以下5000元(包括5000元)以上符合单一供货源的采购项目。
第12条 通过网上商城采购且采购预算30万元以下(不含),并包含在江苏省省级网上商城政府采购目录以内的货物及服务类项目。
第四章 采购程序
第13条 采购程序用于项目的集中采购,包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、应急采购、监管部门认定的其他采购方式。
第14条 公开招标采购、邀请招标采购。
公开招标采购,是指以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标的采购方式。达到公开招标数额标准或规定应当公开招标的项目,应当采用公开招标采购方式。
邀请招标采购,是指以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标的采购方式。对于某些有特殊性、只能从有限范围供应商采购的,或采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的,可采用邀请招标的方式采购。
实施公开招标和邀请招标采购方式的,应按《政府采购法》、《招标投标法》和《政府采购货物和服务招标投标管理办法》等规定的有关程序进行。
1.编制招标标书。
2.在相关媒体上发布招标公告或发出投标邀请。
3.接收投标人投标。
4.组织开标。
5.评标及定标。
6.授标签约。
7.履行合同。
第15条 竞争性谈判采购。
1.符合下列条件之一的货物或服务,可采用竞争性谈判方式采购。
⑴ 招标后没有供应商投标或合格供应商数投标不满正常开标条件的,或重新招标未能成立的。
⑵ 技术复杂或性质特殊,不能确定详细规格或具体要求的。
⑶ 采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。
⑷ 不能事先计算出价格总额的。
2.实施竞争性谈判采购方式的,应遵循下列基本程序。
⑴ 成立采购谈判小组。谈判小组由采购人及有关专家共三人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。
⑵ 谈判小组审定谈判文件和确定谈判供应商,谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款、供应商资格条件以及评定成交的标准等事项。根据拟邀请的谈判供应商名单,谈判小组从符合相应资格条件的供应商中,确定不少于三家供应商参加谈判,并向其提供谈判文件。
⑶ 谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的,谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。
⑷ 确定成交供应商。谈判结束后,谈判小组应要求所有参加谈判的供应商,在规定的时间内进行最后报价。谈判小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有参加谈判的末成交供应商。
第16条 单一来源采购。
1.符合下列条件之一的货物或服务,可采用单一来源方式采购。
⑴ 只能从唯一供应商采购的。
⑵ 发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商采购的。
⑶ 必须保证原有采购项目一致性或服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。
2.采取单一来源方式采购的,信息化中心与供应商应当遵循有关法律规定,在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。
3.采取单一来源方式采购的,信息化中心应充分了解产品的价格、性能、质量以及售后服务等情况,提出相关意见,组成谈判文件,组织谈判小组与供应商进行实质性谈判,谈判小组由采购人及有关专家共三人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。供需双方进行商谈后签订合同。
第17条 询价采购。采购的货物规格、标准统一,现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目,可采用询价采购。实施询价采购方式的,应遵循下列程序。
1.成立询价小组。询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。
2.询价小组审定询价文件和确定询价供应商,询价文件应当明确询价程序、采购需求、价格构成、合同草案条款、供应商资格条件以及评定成交的标准等事项。询价小组根据采购需求,从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家供应商,并向其发出询价通知书让其报价。
3.询价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。
4.确定成交供应商。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有被询价的未成交供应商。
第18条 应急采购按《江苏海洋大学应急采购项目管理办法》实施。
第19条 网上商城采购。按照《江苏海洋大学采购管理办法(试行)》要求,对符合要求的部门分散采购项目要在省级政府采购网上商城上采购,定点电商包括苏宁易购、京东慧采、办公伙伴、一线达通等。
第20条 采购项目的考察。如果采购项目需要考察,由部门牵头成立考察小组,考察小组由3人以上单数构成。考察小组对“考察情况报告”负责,“考察情况报告”经考察小组全体成员签字后生效,“考察情况报告”复印件加盖本单位公章后报招标办,作为评委对该项目作出评价的依据之一。“考察情况报告”的内容要有明确的考察目的、任务和结论,包括企业的规模、生产能力、供货能力、信誉、市场信息、决定招标方式的理由等等。
第21条 项目经采购后需要跟标的,在该项目合同执行期间可书面向招投标办提出申请,经同意后可跟标,在与中标单位洽谈,可参照上一次招投标情况签订补充合同,在不改变合同其他条款的前提下,所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十,并经审计处审核加盖合同章。
第22条 采购失败以及处理办法,在采购采购中,出现下列情况之一的,应予采购失败。
1.符合专业条件的供应商或对采购文件中做出实质性响应的供应商不足三家的。
2.出现影响采购公正的违法、违规行为的。
3.投标人报价超过了采购预算,采购人不能支付的。
4.因重大变故,采购任务取消的。
采购失败后,除采购任务取消情况外,应重新组织采购;重新采购的,应重新办理相关手续。采购人应将采购失败理由通知所有投标人。
第23条 采购活动的采购文件应妥善保存,不得伪造、变造、隐匿或销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存2年。
1.采购文件包括采购活动记录、采购预算、采购文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。
2.采购活动记录至少应当包括下列内容。
⑴ 采购项目类别、名称。
⑵ 采购项目预算、资金构成和合同价格。
⑶ 采购方式,采用公开招投标以外方式的应载明原因和其他相应记载。
⑷ 邀请和选择供应商的条件及原因。
⑸ 评标标准及确定中标供应商的原因。
⑹ 采购失败的原因等。
第五章 纪律和规定
第24条 采购工作应该遵循“公开、公平、公正、择优、效益”的原则,任何人不得以任何方式干扰采购工作。
第25条 参加采购的工作人员必须遵守国家的法律、法令和有关规章制度,公正廉洁、保守秘密、按规章办事。
第26条 在采购过程中决定的事项,原则上不得更改,确需修正、补充的,应经信息化中心采购工作小组集体研究决定。
第27条 对营私舞弊、损害学校利益的视情节轻重进行责任追究。
第六章 附 则
第28条 本办法经学校采购工作领导小组批准后实施。
第29条 本办法必须符合国家政策、法规和学校采购管理规章,如有冲突的,以国家政策、法规和学校规章制度为准。
第30条 本办法自公布之日起执行。
第31条 本办法由信息化中心采购工作小组负责解释。
信息化中心
2021年9月1日